Jak může zavedení systému zlepšit vaše podnikání?
3.2.2017Obecně můžeme lidi zařadit do tří skupin: První má smysl pro pořádek, druhá je vyznavačem chaosu a třetí skupina upřednostňuje zlatý střed mezi pořádkem a nepořádkem, a je typická pro většinu z nás.
Jsme si jisti, že každá skupina má něco do sebe a rozhodně nechceme některou kritizovat, ale jak správně odhadujete, pokud řídíte firmu, je nezbytné, abyste se zařadili do první skupiny, která je vyznavačem pořádku, neboli zastáncem systému a řádu.
Co způsobuje absence systému?
Pokud nedáte svému podnikání a jednotlivým operacím řád, stane se dříve nebo později, že se nikdo včetně vás v ničem nevyzná. Administrativy a operativy ve firmě spolu s jejím růstem přibývá, a pokud nemáte jasně nastavená pravidla procesů, ztrácíte nad svým podnikáním kontrolu, což je první krůček k neúspěchu. Jestliže zaměstnáváte lidi, právě na ty působí chaos více nepříznivě, než si dokážete představit. Je třeba si uvědomit, že lidé, potřebují pravidla. Nemyslíme tím pravidla, která je budou svazovat, ale pravidla podle kterých mohou ovládat systém ve vaší firmě. Navíc je daleko jednodušší, jednorázové nastavení pravidel a vyžadovat jejich dodržování, než je pokaždé vytvářet znovu.
Jak poznáte, že vám chybí systém?
Absence systému neznamená jen chybějící řád, ale jak se říká: „Ďábel tkví v detailu!“ Máte vymezené pracovní postupy při práci se zákazníky? Nebo se prostě zpracovávají požadavky, tak jak přijdou? Dali jste svým lidem pravidla, kdy budou dělat kterou práci? Nebo si práci hledají sami? Určili jste způsob komunikace ve vaší firmě? Nebo každý zaměstnanec komunikuje za firmu podle svého stylu? Znají vaši zaměstnanci hodnoty společnosti? Nebo se tímto příliš nezabýváte?
Možná si říkáte, že nemáte na vytváření podobných pravidel a postupů čas, že jste rádi, že zvládáte vaši práci tak potřebujete. Když je firma malá, vypadá to, jako byste žádný systém nepotřebovali, všechno dokonale zvládnete. Pokud však chcete, aby se firma vyvíjela, je třeba si stanovit tyto postupy, i kdybyste je měli vytvářet za pochodu.
Pokud nevytvoříte systém, který budou vaši zaměstnanci ovládat, zakládáte si na potíže v budoucnu. Lidé, kteří nyní pracují ve vaši firmě, se stávají postupně nenahraditelnými, a tím firmě brání ve zdravém růstu. Co když vám stoupne počet zákazníků? Dokážete v rychlosti zaškolit nové lidi, aby během několika dnů dokázali ovládat systém práce ve vaší firmě? Nebo žádný systém nemáte?
Jak začít budovat systém?
Vezměte všechno popořadě. Možná nemáte spoustu zaměstnanců, možná nemáte ani žádná oddělení. Zkuste však předstírat, jako byste měli všechna potřebná oddělení a zároveň potřebné lidi na každém jednotlivém úseku.
Vypracujte si organizační strukturu
Organizační strukturu budujte od nejvyšších pozic až po ty nejnižší, které budou zastávat operativu ve vaší firmě. To, že nemáte zaměstnance, vůbec neřešte. Vytvořením organizačního diagramu dáváte firmě řád.
Vytvořte pracovní náplň
Teď když jste vytvořili organizační strukturu, pokračujte v popisu pracovních pozic a jejich každodenní náplně. Že to není zatím třeba? Uvidíte, jak se vám tento plán bude hodit při rychlém výběru zaměstnanců, až je budete potřebovat rychle získat. Navíc si ujasníte, jakou práci je třeba ve firmě vykonávat, aby směřovala ke zdravému vývoji.
Určete pracovní postupy
Pokud už máte nějakou osobní zkušenost s vašim podnikáním, nebude pro vás těžké poznat, jaké jednání a jaký pracovní postup, který jste v minulosti vykonali, má největší efekt. Vypracujte procesy pracovních postupů. Určete, co se bude kdy dělat, jaká práce má přednost, jakým způsobem budete komunikovat s dodavateli, se zákazníky a se zaměstnanci. Když si stanovíte pracovní postupy hned od začátku, stáváte se důvěryhodnějšími i v očích svých zákazníků, protože vytváříte pocit jistoty. Zákazník ví, co od vás může očekávat, protože už nereagujete na každou záležitost jinak.
Určete pravidla všeho
Až budete mít hotové pracovní postupy, začněte s utvářením pravidel všeho ostatního. Vytvářejte firemní kulturu. Určete pracovní dobu, pravidla oblékání, způsoby vzájemné spolupráce v týmu a všeho dalšího co vás jen napadne. Pokud nebudete mít pravidla hned od začátku, se kterými můžete nové zaměstnance ihned seznámit, budou si noví lidé ve vaši firmě vytvářet pravidla vlastní. Pokud se Vám nebude líbit jejich chování a budete chtít nějakou změnu, lidé projeví odpor, který je živnou půdou pro vznik konfliktů na pracovišti. Lidé přeci ze všeho nejvíce nesnáší změny.