7 způsobů jak zlepšit efektivitu vašich e-mailů

14.10.2016

E-mailová korespondence je jednou z nejpoužívanějších forem komunikace dnešní doby. Mnoho z nás však zapomíná, že i při této formě konverzace platí některá pravidla, která nás při nedodržování mohou stát ztrátu zákazníků.

Právě proto vám poskytujeme 7 nejzásadnějších pravidel při psaní e-mailů při komunikaci s vašimi zákazníky.

 

1. Poskytujte zpětnou vazbu

Pamatujte si, že na každý e-mail musí zákazník dostat odpověď. Jestliže zákazníka necháte bez odpovědi, protože předpokládáte, že je vše jasné, budíte v něm nejistotu, což nepůsobí zrovna důvěryhodně. Vždy je lepší zákazníkovi napsat alespoň, že jeho požadavek zpracováváte, než riskovat ztrátu důvěryhodnosti.

2. Dbejte na první dojem

Vaše odpověď na zákazníkův e-mail může být prvním kontaktem zákazníka s vaší firmou, nehledě na to, že se jedná o vaši vizitku. Dbejte na to, jak e-mail celkově působí. V jakém tónu se zákazníkem komunikujete? Jste otevření a přátelští? Nebo možná příliš formální? Je dobré si předem ujasnit styl komunikace, ještě než začnete zákazníkům odepisovat.

3. Buďte struční a věcní

Nikdo nechce číst sáhodlouhé ságy od obchodních společností. Pokud budete psát dlouhé e-maily, riskujete, že je zákazník nedočte do konce.  Snažte se být při psaní e-mailů věcní a konkrétní. E-mail si po sobě vždy přečtěte. Teprve zpětným čtením zjistíte nedostatky a hlavně uvidíte, jestli daná písemnost dává smysl.

4. Působte přirozeně

Sloh e-mailu by měl odpovídat době, ve které žijeme. Profesionalita v e-mailu je sice důležitá, ale zase byste jí neměli stavět nad otevřenou a přátelskou komunikaci. Dobré je najít rovnoměrnost mezi profesionalitou a přátelským přístupem.

5. Informujte pravdivě

Poskytování pravdivých informací zákazníkům by se nemělo řadit jen do zásad e-mailové komunikace. Mějte na paměti, že čímkoliv co zákazníkovi napíšete, poskytujete pozdější důkaz o tom, co jste slíbili, nebo co jste prohlásili. Všichni víme, že lež má krátké nohy a nepravdivé informace v e-mailech by vás mohli stát dobré jméno a možná i hodně peněz.

6. Zákazníka oslovujte

Ať už píšete nový, nebo odpovídáte na příchozí e-mail, měli byste vždy oslovit zákazníka jménem.  Pokud jeho jméno neznáte, je slušností začínat alespoň pozdravem. Můžete zvolit formu „Vážený pane …“, nebo „Dobrý den“. V podstatě záleží na vašem zvoleném stylu komunikace. Nezapomeňte na oslovení nebo pozdrav, ani když si se zákazníkem vyměňujete e-maily ten den poněkolikáté. Kromě toho, že je neslušné oslovení nebo pozdrav vynechávat, postrádají takovéto e-maily punc profesionality.

 

7. Nezapomeňte na podpis

Přestože zákazník vidí podle e-mailové adresy, kdo mu píše, je podpis důležitý stejně, tak jako oslovení zákazníka. Podpis neplní jen zdvořilostní formuli, ale zároveň poskytuje informace o nás a naší společnosti. Je dobré vytvořit si podpisový vzor, který bude sjednocený pro celou vaši firemní komunikaci. Odlišovat se budou jenom informace týkající se jména, funkce a kontaktních údajů. Když budete mít kontaktní údaje přímo v podpisu, usnadní to práci jak vám, tak vašim zákazníkům.